Autofacturación: que tus clientes hagan sus propias facturas

La escena se repite en todos los restaurantes que facturan: son las 3 de la tarde, hay fila para pagar, y un cliente pide factura. El cajero deja de cobrar, teclea un RFC de trece caracteres que le están dictando de memoria, se equivoca en una letra, el timbrado se rechaza y vuelve a empezar. Detrás, cuatro personas esperando.

La autofacturación resuelve eso moviendo la captura a quien sí conoce sus datos fiscales: el propio cliente.

Qué es, en una frase

Un portal público donde el comensal genera su factura solo, a partir de su ticket, sin que tu personal toque nada.

El ticket lleva un QR. El cliente lo escanea con su celular, captura sus datos fiscales, y el sistema timbra la factura y se la manda por correo. Tu cajero sigue cobrando.

Cómo lo vive el cliente

Al escanear el QR del ticket, el portal ya sabe de qué cuenta se trata: el código lleva dentro el restaurante, el número de orden y el total. El cliente no teclea nada de eso.

De ahí son cuatro pasos:

Ve su consumo. Aparece el desglose de lo que ordenó, con subtotal, IVA y total, para que confirme que es su ticket y no el de la mesa de junto.
Captura sus datos fiscales. RFC, razón social, régimen fiscal, uso de CFDI y código postal. El correo es opcional.
Confirma.
Recibe su factura. Puede descargar el PDF y el XML ahí mismo, y si dejó correo, le llegan automáticamente.

Si no trae el QR a la mano —porque tiró el ticket o le llegó la foto por WhatsApp— también puede entrar al portal y teclear tres datos: el código del restaurante, el número de orden y el total.

Por qué se piden el número de orden y el total

Esto suele generar dudas, y la razón es de seguridad.

Los números de orden son consecutivos. Si bastara con el número, cualquiera podría ir probando 101, 102, 103 y facturarse los consumos de otras personas. El total funciona como candado: hay que conocer el monto exacto de esa cuenta para poder facturarla.

Un detalle que confunde a la gente: el total que valida el sistema es el consumo, sin propina. Si el cliente teclea lo que pagó con propina incluida, no va a coincidir. Vale la pena que tus meseros lo sepan, porque es la duda número uno cuando alguien captura a mano.

Lo que el cliente no puede equivocarse

Hay dos campos que en la caja se equivocan seguido y que aquí el cliente ni siquiera ve, porque los pone el sistema:

El método de pago va siempre como PUE (pago en una sola exhibición), que es lo que corresponde a un consumo que se pagó en el momento.
La forma de pago se toma de cómo se cobró realmente en el punto de venta. Si pagó con débito, sale débito. El cliente no la elige, así que no se equivoca.

Si quieres entender qué significa cada uno de esos campos, lo explicamos en cómo facturar el consumo de un restaurante con CFDI 4.0.

También ayuda que el portal reconoce a los clientes que ya facturaron antes: en cuanto teclean su RFC, si ya existe en tu restaurante, se rellenan solos la razón social, el régimen, el uso de CFDI y el código postal. El recurrente factura en segundos.

El plazo: el mes en curso, no 30 días

Este es el punto donde más se equivoca la gente al explicarlo, así que conviene tenerlo claro.

Se puede facturar mientras la orden sea del mes calendario en curso. No son 30 días corridos. Una cuenta del 31 de enero deja de ser facturable el 1 de febrero, aunque solo haya pasado un día. Y una del 2 de enero sigue siendo facturable el 30 de enero.

Si el cliente llega tarde, el portal se lo dice antes de pedirle sus datos: no lo deja llenar todo el formulario para rechazarlo al final.

La consecuencia práctica: avísale al cliente en el momento. Un letrero junto a la caja que diga “factura tu consumo antes de que termine el mes” te ahorra reclamos a principios del siguiente.

Los casos que sí o sí te van a preguntar

“Pagamos por separado.” Cada cuenta dividida se factura por su lado, con su propio monto. Cada quien escanea el QR de su ticket y obtiene su factura. No tienen que ponerse de acuerdo ni facturar todo a un solo RFC.

“Ya facturé y me equivoqué en la razón social.” Si la factura ya está timbrada, el portal no la deja refacturar y hay que resolverlo desde el restaurante. Por eso el paso de confirmación existe: vale la pena que el cliente revise antes de darle enviar.

“Me dice que no se pudo generar la factura.” Ahí el rechazo viene del SAT, no del portal, y casi siempre es un dato que no coincide con su Constancia. Las causas y cómo distinguirlas están en por qué se rechaza el timbrado.

“Me marca que ya fue facturada y yo no fui.” Pasa cuando alguien más de la mesa ya facturó esa cuenta. Es la señal de que se facturó correctamente, solo que a otro RFC.

Consumos de personal. La comida del staff no se puede facturar por el portal. Nunca fue una venta, así que no genera comprobante.

Qué tienes que hacer para activarlo

Tres cosas, una sola vez:

Tener la facturación electrónica activa. La autofacturación se apoya en ella; sin eso no se puede encender.
Prender el interruptor de autofacturación en la configuración fiscal. Viene apagado por defecto.
Nada más. El código de tu restaurante se genera solo y el QR empieza a salir en los tickets de pago.

El QR aparece siempre en el ticket de pago. En la precuenta —esa que se lleva a la mesa antes de cobrar— puedes decidir si también sale o no.

Vas a saber cuáles salieron del portal

Una preocupación razonable al abrir esto al público es perder el control de qué se está facturando. No lo pierdes: en tu lista de facturas, cada una indica su origen, y las que salieron del portal aparecen marcadas como autofactura, no mezcladas con las que emitió tu personal.

Lo que realmente cambia

El cambio de fondo no es tecnológico, es de quién hace el trabajo.

Mientras la factura la capture tu cajero, cada solicitud es tiempo de caja, es un RFC dictado de memoria y es un error que se descubre cuando ya hay fila. Cuando la captura el cliente, tú dejas de ser responsable de un dato que nunca fue tuyo — y si se equivoca, se corrige él.

En un restaurante con volumen de facturación, es de los cambios que más se notan el mismo día que se enciende.